第一章 总则
第一条为规范我院学生的学籍档案管理，根据《中华人民共和国档案法》、《普通高等学校档案管理办法》，特制定本办法。
第二条本办法所称的学生学籍档案是指在我校接受普通高等学历教育的本科生的个人档案，内容包括学生在各学习阶段中的学籍、成绩、健康、考核、毕业等各种登记表格，奖惩材料，党、团组织材料等。
第三条按照集中统一管理档案的原则，我院的学生档案由学院指定专人负责有关学生档案的管理工作，协助学校学生处进行在校学生档案的管理。
第二章 学生档案的收集归档
第四条新生的个人档案需及时移交到学院档案室进行集中保管。
第五条新生档案移交之前，学院应按照学生处的要求，对学生档案按照学号顺序进行清点，打印学生名单，移交档案清册，履行移交手续。
第六条 新生档案移交归档后，由学院档案室进行整理，更换为统一的专用档案袋，逐一排序入柜。
第七条 在校学生需要归档保存的各种奖惩、学籍变动、党团组织材料和表格，由相关老师或学院负责学生档案管理的老师按学年进行收集，并按规定时间送至学院档案室，及时存入学生的个人档案袋。
第三章 归档的质量要求
第八条手工书写应用不褪色的黑色、蓝黑色墨水，字迹要求工整清晰。涉及学生成绩、处分、奖励等重要内容确实需要更改的，在更改处签上经手人的姓名并加盖公章。
第九条学籍表中的照片要用原件，不可复印。
第四章 毕业生档案的转递、保存和托管
第十条应届毕业生的个人档案，由学院档案室将学生毕业前形成的各类材料（成绩、毕业生登记表等）汇总，放入个人档案袋，毕业后统一寄送。
第十一条考取研究生的应届毕业生如需转递个人档案，应出具所考取院校的调档证明，方可寄送。
第五章 学生档案的查阅
第十二条档案不得擅自查阅，查阅档案必须持有关部门的证明、介绍信方可查阅，并严格履行登记手续。
第十三条查阅者要做好保密工作，不得将档案内容向无关人员传播，未经允许不得转抄或复印。
第十四条爱护档案材料，不能在材料上擅自涂改、勾画、添加批语。
第十五条翻阅两人以上档案时，须严格分别放置，以防错装、漏装。
第六章 附则
第十六条本办法自公布之日起执行。
第十七条本办法由外语学院负责解释。
重庆工商大学外语学院
2015年6月27日