为了做好院务公开工作，提高外语学院日常管理和决策的科学性、民主性，促进外语院的发展，特建立外语学院院务会议制度。
一、参加人员
书记、院长、副书记、副院长、工会主席、办公室主任、教研室主任、教工党支部书记、正高职称教师代表、中青年骨干教师代表、普通教师代表、紧急事项需要参会的其他人员。
二、会制
原则上每学期至少一次，具体时间一般应在学期初或期末，学院有重大事项需要时可适时召开。
三、会议组织
院务会由院长负责召集和主持。
四、会议内容
（一）院务会议实行民主集中制原则，对教学、科研、学科建设、实验室和实习基地建设以及其他日常管理中的重大事项进行讨论和决策。
（二）院务会议坚持“公开、公平、公正”的原则，对学院教学、科研、学科建设、实验室和实习基地建设以及其他日常管理中需要通报的事项进行讨论和通报。
（三）院务会议坚持民主决策的原则，对学院各项工作中涉及到的管理制度进行民主讨论，尽可能多的听取学院师生员工的广泛意见和建议，为决策的科学性打下基础和提供保证。
（四）经党政主要负责人提议，可以在院务会议上对一些问题的决策进行投票表决，并将最终结果按学校和院的有关规定进行公示。
（五）每次会议的时间、具体议题由学院党、政主要负责人确定，每次会议由专人做好会议记录。
（六）每次院务会会后由党政办公室以《会议纪要》的方式形成文件，下发到每个办公室和教研室。